Robot rozpoczyna pracę od odczytania niezbędnych informacji z faktur takich jak daty, dane kontrahenta, nazwy towarów i usług oraz kwoty netto, VAT i brutto. Wyposażony w takie dane loguje się do systemu finansowo-księgowego i przechodzi do modułu, w którym wprowadza nową fakturę. Korzystając z wcześniej zebranych informacji uzupełnia niezbędne dane: wybiera odpowiedniego kontrahenta, a także rozpisuje towary i usługi na odpowiednie konta księgowe. Skąd robot to wszystko wie? Podczas prac wdrożeniowych tworzy się dla robota algorytm, który spełnia funkcję intrukcji obsługi. To właśnie dzięki niemu robot potrafi prawidłowo wybrać numer konta księgowego tak jak zrobiłby to człowiek.